CHÍNH SÁCH KIỂM HÀNG

CÔNG TY TNHH HQ NGÂN ANH luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm và trải nghiệm mua hàng của khách hàng. Nhằm bảo đảm quyền lợi của các bên trong quá trình giao nhận, chúng tôi xây dựng chính sách kiểm hàng giúp khách hàng nắm rõ quy trình kiểm tra sản phẩm bột trà xanh Matcha trước khi nhận hàng.

Chính sách này quy định phạm vi kiểm tra, trách nhiệm của các bên và phương thức xử lý khi phát sinh sai sót trong quá trình giao nhận hàng hóa.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách kiểm hàng áp dụng đối với các đơn hàng bột trà xanh Matcha được cung cấp trực tiếp bởi HQ Ngân Anh hoặc thông qua các kênh bán hàng được công ty xác nhận.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

  • Khách hàng cá nhân mua sản phẩm để sử dụng.
  • Quán cà phê, cửa hàng đồ uống và cơ sở kinh doanh thực phẩm.
  • Đại lý, nhà phân phối và các đối tác kinh doanh.
  • Các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hoặc phân phối sản phẩm Matcha.

Đối với những đơn hàng có hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng về việc kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, các bên thực hiện theo nội dung đã thống nhất và quy định pháp luật hiện hành.

2. Quy định kiểm tra hàng hóa khi nhận

Khi nhận hàng, khách hàng nên kiểm tra tình trạng kiện hàng và đối chiếu thông tin sản phẩm với đơn hàng đã xác nhận.

Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:

Kiểm tra tình trạng bao bì

Quan sát bao bì bên ngoài để xác định có dấu hiệu rách, thủng, móp méo, ẩm ướt hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển hay không.

Kiểm tra số lượng sản phẩm

Đối chiếu số lượng sản phẩm thực tế với thông tin trên đơn hàng, phiếu giao hàng hoặc chứng từ liên quan.

Kiểm tra chủng loại và quy cách đóng gói

Xác nhận tên sản phẩm, loại bột Matcha, trọng lượng và quy cách đóng gói có phù hợp với nội dung đã đặt mua.

Kiểm tra nhãn hàng hóa và hạn sử dụng

Kiểm tra thông tin trên bao bì, bao gồm tên sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các thông tin cần thiết khác theo quy định.

Kiểm tra tình trạng niêm phong

Đảm bảo bao bì sản phẩm còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị mở hoặc tác động bất thường trước khi giao đến khách hàng.

3. Quy định về việc mở hàng kiểm tra

Đối với sản phẩm bột trà xanh Matcha, việc kiểm tra cần bảo đảm không làm ảnh hưởng đến chất lượng, vệ sinh và tình trạng nguyên vẹn của sản phẩm.

Khách hàng nên ưu tiên kiểm tra bao bì bên ngoài, nhãn sản phẩm, số lượng và tình trạng niêm phong.

Việc mở kiện hàng vận chuyển để kiểm tra các sản phẩm bên trong phụ thuộc vào phương thức giao nhận và thỏa thuận đã được xác nhận với HQ Ngân Anh.

Khách hàng không nên tự ý bóc lớp niêm phong trực tiếp của bao bì chứa bột Matcha chỉ nhằm mục đích kiểm tra trước khi nhận hàng, trừ khi có sự đồng ý hoặc hướng dẫn của đơn vị cung cấp.

Quy định này nhằm hạn chế nguy cơ sản phẩm tiếp xúc với không khí, độ ẩm và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng.

4. Trường hợp phát hiện hàng hóa có vấn đề

Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện sản phẩm có dấu hiệu bất thường, khách hàng nên thông báo ngay cho nhân viên giao hàng hoặc liên hệ HQ Ngân Anh để được hỗ trợ.

Các trường hợp cần phản ánh bao gồm:

  • Sản phẩm giao không đúng chủng loại hoặc quy cách đã đặt.
  • Số lượng sản phẩm không khớp với đơn hàng.
  • Bao bì bị rách, thủng, hở niêm phong hoặc hư hỏng.
  • Sản phẩm có dấu hiệu ẩm ướt, biến dạng hoặc bất thường về tình trạng bên ngoài.
  • Sản phẩm hết hạn sử dụng tại thời điểm giao nhận.
  • Các sai sót khác liên quan đến nội dung đơn hàng đã xác nhận.

Khách hàng nên chụp ảnh hoặc quay video tình trạng kiện hàng, sản phẩm và nhãn hàng hóa để làm cơ sở đối chiếu, xác minh.

Trường hợp có dấu hiệu ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm, khách hàng không nên sử dụng sản phẩm cho đến khi được kiểm tra và làm rõ.

5. Quy trình xử lý khi kiểm hàng phát hiện sai sót

Bước 1: Ghi nhận tình trạng hàng hóa

Khách hàng kiểm tra và ghi nhận các vấn đề phát sinh, bao gồm tình trạng bao bì, số lượng, chủng loại hoặc những dấu hiệu bất thường của sản phẩm.

Bước 2: Liên hệ HQ Ngân Anh

Khách hàng liên hệ qua số điện thoại hoặc email chính thức, cung cấp thông tin đơn hàng và mô tả vấn đề cần hỗ trợ.

Bước 3: Kiểm tra và xác minh

HQ Ngân Anh tiếp nhận phản ánh, đối chiếu thông tin đơn hàng và phối hợp với các bên liên quan để xác định nguyên nhân sai sót.

Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết

Tùy theo kết quả xác minh, HQ Ngân Anh sẽ trao đổi với khách hàng về phương án xử lý phù hợp, có thể bao gồm:

  • Giao bổ sung sản phẩm còn thiếu.
  • Đổi sản phẩm không đúng chủng loại hoặc quy cách.
  • Thay thế sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng thuộc trách nhiệm của bên bán.
  • Hoàn tiền trong trường hợp đáp ứng điều kiện áp dụng.
  • Thực hiện phương án khác theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

6. Trách nhiệm của các bên trong quá trình kiểm hàng

Trách nhiệm của HQ Ngân Anh

  • Cung cấp sản phẩm theo đúng thông tin đơn hàng đã xác nhận.
  • Đảm bảo hàng hóa được đóng gói phù hợp với đặc tính sản phẩm.
  • Cung cấp thông tin cần thiết để khách hàng kiểm tra và đối chiếu.
  • Tiếp nhận, xác minh và xử lý phản ánh liên quan đến sai sót giao nhận.
  • Thực hiện trách nhiệm đối với sản phẩm lỗi hoặc hàng hóa không phù hợp theo quy định pháp luật.

Trách nhiệm của khách hàng

  • Cung cấp chính xác thông tin người nhận và địa chỉ giao hàng.
  • Kiểm tra hàng hóa trong điều kiện thực tế cho phép khi nhận.
  • Thông báo kịp thời khi phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường.
  • Cung cấp thông tin, hình ảnh hoặc chứng từ cần thiết để hỗ trợ xác minh.
  • Bảo quản sản phẩm theo hướng dẫn sau khi nhận hàng.

Việc khách hàng không kiểm tra hoặc không phát hiện lỗi ngay tại thời điểm giao nhận không mặc nhiên làm mất quyền khiếu nại đối với lỗi sản phẩm thuộc trách nhiệm của bên bán.

7. Quy định đối với đơn hàng số lượng lớn

Đối với các đơn hàng cung cấp cho đại lý, nhà phân phối, quán cà phê, cơ sở sản xuất hoặc đơn vị kinh doanh thực phẩm, việc kiểm hàng có thể được thực hiện theo quy trình giao nhận đã thống nhất giữa các bên.

Khách hàng nên kiểm tra số lượng kiện hàng, chủng loại, quy cách đóng gói, tình trạng bao bì và thông tin trên chứng từ giao nhận.

Trong trường hợp đơn hàng có số lượng lớn hoặc yêu cầu nghiệm thu riêng, HQ Ngân Anh và đối tác có thể thống nhất phương thức kiểm tra phù hợp nhằm bảo đảm thuận tiện và hạn chế sai sót.

Các vấn đề phát sinh sau khi giao nhận sẽ được xem xét trên cơ sở chứng từ, tình trạng thực tế, thỏa thuận hợp tác và quy định pháp luật.

8. Lưu ý khi nhận và bảo quản bột Matcha

Bột trà xanh Matcha là sản phẩm thực phẩm có thể chịu ảnh hưởng bởi ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ và điều kiện bảo quản.

Để duy trì chất lượng sản phẩm, khách hàng cần lưu ý:

  • Kiểm tra tình trạng bao bì và niêm phong trước khi sử dụng.
  • Bảo quản sản phẩm theo hướng dẫn ghi trên nhãn.
  • Tránh để bột Matcha tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng, độ ẩm hoặc nguồn nhiệt cao.
  • Đóng kín bao bì sau khi mở và sử dụng dụng cụ sạch, khô khi lấy sản phẩm.
  • Không sử dụng sản phẩm khi có dấu hiệu hư hỏng hoặc bất thường về chất lượng.

Khách hàng nên liên hệ HQ Ngân Anh để được tư vấn nếu có thắc mắc liên quan đến tình trạng sản phẩm sau khi nhận hàng.

HQ Ngân Anh luôn hướng đến quy trình giao nhận minh bạch, bảo đảm quyền lợi khách hàng và mang đến trải nghiệm mua hàng thuận tiện, đáng tin cậy.